Privacy Policy

Laatst gewijzigd op 7 december 2024

Gegevensverwerking (GDPR)

  1. Introductie

“Poutrix VZW” (verder afgekort: “Poutrix”) is een studentenvereniging voor de studenten burgerlijk ingenieur bouwkunde aan de Universiteit Gent. Door gebruik te maken van bepaalde services worden “persoonsgegevens” of “privacygevoelige informatie” (verder afgekort: “gegevens”) verwerkt zoals weergegeven in deze Privacy Policy (verder aangeduid als: ”Policy”). De gegevens worden rechtstreeks door u aan ons verstrekt. Poutrix hecht veel belang aan de privacy van haar partners en besteedt veel aandacht aan de bescherming van de gegevens. Zo doen we ons uiterste best om u in deze privacyverklaring in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken en wat uw rechten in dit verband zijn. Poutrix houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien u na het lezen van deze verklaring nog met vragen zit, aarzel dan niet om ons te contacteren op:


Poutrix vzw
Technologiepark Zwijnaarde 60,
9052 Zwijnaarde
België
info@poutrix.be

  1. Gegevens die we verwerken

Poutrix maakt gebruik van externe tools (o.a. Google Workspace, Google reCAPTCHA, WordPress, CurrVit, WooCommerce en FooEvents) om onze dienstverlening mogelijk te maken. Deze services verwerken mogelijk ook gegevens. Voor meer informatie over hun gegevensverwerkingsbeleid, verwijzen wij u naar hun privacyverklaring. Hieronder is terug te vinden waarvoor elke tool toegepast wordt. 

  • Google Workspace: Voor het afhandelen van emails, documentbeheer en gebruikersbeheer
  • Google reCAPTCHA: Verificatietool om de beveiliging van de website te verzekeren en spam te voorkomen
  • WordPress: Content management system voor de website
  • WooCommerce: Plug-in die gebruikt wordt om de verkoop van tickets mogelijk te maken 
  • FooEvents: Plug-in die gebruikt wordt om de verkoop van tickets en check-ins op evenementen mogelijk te maken. 
  • CurrVit: Biedt de mogelijkheid om uw gegevens (op vrijwillige basis) te delen met onze partners

Wij streven er continu naar om zo weinig mogelijk gegevens te verzamelen en enkel deze te verzamelen indien ze absoluut noodzakelijk zijn. Hieronder geven we een oplijsting over welke gegevens we kunnen beschikken en waarvoor ze dienen:

  • Naam: ter identificatie van het lidmaatschap of sponsorschap
  • Adres: ter identificatie van het lidmaatschap of sponsorschap
  • E-mailadres: om kennis te geven van updates i.v.m. uw lidmaatschap of sponsorschap, u te contacteren omtrent activiteiten, nieuwsbrieven, uitnodigingen, verbeteren van onze producten en diensten of om te reageren op uw vragen of verzoeken
  • Activiteiten waarvoor u bent ingeschreven: om de organisatie te vergemakkelijken en onze werking te verbeteren
  • Betalingsgegevens: indien u een dienst of één van onze activiteiten betaalt (bv. Via overschrijving) of wanneer u  sponsorgeld overmaakt
  • Studierichting: indien u ingeschreven bent voor een activiteit, om u optimaal te begeleiden voor onze Bouwkundebeurs
  • Curriculum Vitae: indien deze door u vrijblijvend wordt ingediend (bv. Voor de Bouwkundebeurs of andere)
  • IP-adres en browsergegevens: kunnen verzameld worden door Google reCAPTCHA om te verifiëren dat u geen robot bent. 
  1. Bewaartermijn

We houden uw gegevens bij voor de duurtijd die noodzakelijk is i.h.k.v. de doeleinden in deze privacyverklaring met inachtname van de wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen.

Bewaartermijn:

  • Curriculum Vitae: tot 4 weken na het doeleinde waarvoor ingediend (bv. Bouwkundebeurs)
  • Betalingsgegevens: zolang we wetmatig verplicht zijn voor de boekhouding
  • De overige gegevens worden beschouwd als archiveringsdoeleinden en worden tijdens uw lidmaatschap en gedurende 5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard. Na deze periode worden al uw gegevens automatisch verwijderd.
  1. Gegevens verstrekken aan derden

Er zullen in geen geval gegevens doorgegeven worden aan derden zonder uw toestemming, met uitzondering van de hieronder vermelde derden en tenzij dit wettelijk verplicht (bv. Politieonderzoek) en toegestaan is.

→ De persoonsgegevens vermeld in berichten en op facturen worden doorgegeven aan het bestuur van Poutrix. Dit gaat over volgende gegevens:

  • Naam
  • E-mailadres

→ Derden:

  • Als erkende studentenvereniging van de Universiteit Gent hebben wij naar de universiteit ook bepaalde verantwoording af te leggen. Indien nodig is het mogelijk dat wij persoonlijke gegevens zoals naam en adres moeten doorgeven aan de Universiteit Gent of aan haar verbonden organisaties (bv. Werkgroepen & Verenigingen Konvent)
  • Wij kunnen uw persoonlijke gegevens in bepaalde omstandigheden ook bekendmaken aan volgende derden:
    • Dienstverleners die ons helpen bij het beheren van de site of het uitvoeren van onze activiteiten
    • Vertrouwde partners die u carrièremogelijkheden kunnen aanbieden
    • Andere partijen mits uw toestemming of op uw aanwijzing 
  • Onze site bevat links naar andere sites. Indien u gebruik maakt van deze sites (bv. een sociaal medium: Facebook) dan stemt u in met de privacy- en gebruiksvoorwaarden van de desbetreffende site en sporen wij u bij deze aan om hun privacy- en gebruiksvoorwaarden te lezen, omdat deze buiten de bepalingen van deze verklaring vallen.
  1. Inspectie, wijziging en verwijdering van uw gegevens

U heeft het recht om uw gegevens in te kijken, te bewerken of te verzoeken om uw gegevens te verwijderen. Om uw rechten uit te oefenen kunt u ons contacteren op info@poutrix.be. Bovenaan deze Privacy Policy staat hoe je contact met ons kan opnemen, geprefereerd via mail. Ten laatste 1 maand na uw aanvraag zal u van ons reactie ontvangen. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken.

  1. Cookies en vergelijkbare technologieën

We kunnen functionele cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om uw ervaring op de site te verbeteren. U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de instellingen van uw browser.

  1. Beveiliging

Wij nemen de beveiliging van uw persoonlijke gegevens serieus en hebben maatregelen genomen om deze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Hieronder volgen enkele belangrijke punten m.b.t. onze gegevensbeveiligingspraktijken:

  • Veilige gegevensoverdracht: de eventuele online verstrekking van gebruiksgegevens gebeurt via een geëncrypteerde verbinding. Dit kunt u zien aan het slot-icoon en de “https:” voor het webadres. Op deze manier is er een veilige overdracht van uw gegevens tussen uw apparaat en onze servers. Dit helpt om uw gegevens te beschermen tegen onderschepping of ongeautoriseerde toegang tijdens het transport
  • Toegangscontroles: Toegang tot persoonlijke gegevens is enkel mogelijk door de bevoegde leden van het bestuur. Hiervoor dienen zij met hun account ingelogd te zijn vooraleer zij deze gegevens kunnen raadplegen.
  • Veilige opslag: Wij gebruiken robuuste beveiligingsmaatregelen om de persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt te beschermen. Dit omvat veilige opslagsystemen, toegangscontroles en regelmatige controle om ongeoorloofde toegang of inbreuken op te sporen en te voorkomen. Gegevens die via Google Workspace worden verwerkt, worden opgeslagen in de cloud en zijn onderhevig aan de beveiligingsprotocollen van Google. Deze gegevens worden allen opgeslagen binnen de EU. 
  • Reactie op incidenten: in het geval van een inbreuk of een beveiligingsincident hebben we procedures opgesteld om onmiddellijk een onderzoek in te stellen, de gevolgen te beperken en getroffen personen op de hoogte te stellen zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien wij weet zouden hebben van een inbreuk op de gegevens van onze leden zullen wij de getroffen leden binnen de 72 uur hiervan op de hoogte stellen. 
  1. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct en rechtstreeks contact met ons op te nemen op info@poutrix.be zodat wij het nodige kunnen doen om aan uw wensen tegemoet te komen. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

  1. Juridische basis voor persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door Poutrix is gebaseerd op:

  • Toestemming: bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor een activiteit
  • Contractuele noodzaak: bijvoorbeeld bij deelname aan betalende evenementen
  • Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de interne organisatie van activiteiten
  1. Wijzigingen in deze Privacy Policy

We behouden ons het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd bij te werken. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. Bovenaan dit document kan u steeds de datum van onze laatste update zien.